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攻坚克难 砥砺前行 创建“全国示范数字档案室”

发表时间:2017-08-31新闻来源:浏览:7032
在大数据时代,以数字化、网络化、智能化为特征的信息化浪潮蓬勃兴起,给档案工作带来前所未有的革命性变化,对档案工作者也提出了全新的要求。建设数字档案室,正是档案部门和档案工作者顺应大数据时代潮流和国家“互联网+”发展战略的必然选择。

2015年5月,广东省档案局转发国家档案局关于开展数字档案室建设试点的通知后,中山市档案局立即响应,于当年6月提出数字档案室建设试点的申请,同年11月国家档案局确定中山市档案局为全国第一批数字档案室建设试点单位。2016年2月,中山市档案局正式启动试点建设工作,同年12月29日顺利通过国家档案局档案馆(室)业务指导司组织的“全国示范数字档案室”专家组评价验收,成为全国地方第一家通过评价验收的单位。

一年来,在国家档案局和省档案局的指导下,中山市档案局数字档案室基础设施建设更加完备,应用系统功能更加完善,数字档案资源数量不断增加、结构得到优化、质量实现提升,档案信息安全保障水平大幅度提高,为全面推进中山市数字档案馆室建设积累了经验。

一、主要做法

(一)明确目标,自我加压

中山市档案局被确认为全国数字档案室建设试点后,局领导班子高度重视,把成功创建“全国示范数字档案室”定为年度工作重要目标,并自我加压,将这项工作作为2016年《政府工作报告》主要目标任务向市政府申报,市绩效办将此项工作纳入了2016年度市政府绩效考核范围。

将数字档案室建设纳入市政府绩效考核范围的效果是显而易见的。市档案局按照市绩效办对考核任务指标进行节点管理的要求,将创建“全国示范数字档案室”的考核指标细分为制订实施方案、对标落实、完成创建验收等三个节点指标,并按倒排工期的方法明确各个节点的完成时限,适时向市绩效办报告每个节点的实施进度和成效。这种主动加压的方式,把自己放在一个没有退路、背水一战的位置上,虽然大家倍感压力,但目标明确,心无旁骛,起到了凝聚心力、共克时艰的效果。

(二)对标贯标,抓好落实

要做好数字档案室建设工作,必须弄懂弄通国家档案局《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价指标》的具体要求并认真贯彻落实。市档案局对相关标准和评价指标的理解和把握是在反复对标和贯标过程中逐步清晰和深入的。该对标贯标过程大致分为三个阶段:

2016年2-5月为起步阶段,那时国家档案局尚未正式印发数字档案室建设评价指标,市档案局根据国家档案局2014年颁布的《数字档案室建设指南》的建设原则、特点、内容和要求,对市档案局档案室的现状、存在问题进行排查,制订相应措施并着手解决相关制度修订、传统载体档案数字化等相对容易解决的问题。2016年6-8月为第二阶段,市档案局主要对照国家档案局拟订的《数字档案室建设评价指标(初稿)》内容,改进和完善应用系统功能并着手建立档案数据备份机制。2016年9-12月为冲刺阶段,按照国家档案局正式印发的《数字档案室建设评价指标》要求,市档案局开展全面和有针对性的对标贯标工作,主要做好数字档案质量检查、数据备份以及证明材料编制等工作。

(三)突出重点,攻坚克难

《数字档案室建设评价指标》包括组织建设、基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设以及工作亮点(加分项)等六大部分,工作内容涉及方方面面,市档案局从实际情况出发,抓住重点难点,采取相应措施,攻克了一个个难关。

1. 建设文档一体化应用系统。档案增量电子化、存量数字化、管理系统化是数字档案室的主要特征。因此,建设集成管理各类数字档案资源,具备采集、编目、著录、存储、检索、权限管理等基本功能并保证数字档案真实、完整、可用和安全的应用系统是数字档案室建设的首要任务,也是数字档案室建设的重点难点。中山市档案局数字档案室应用系统——中山市文件与档案管理服务平台(以下简称中山文档平台)是以中山市电子政务云平台为依托,面向全市党政机关、社会团体、村(社区)、企业事业单位等各类机构提供文件归档和档案管理服务的档案云平台。它既是中山市文档信息资源的采集、归档、保管、利用服务和数据交换中心,也是全市档案大数据建设的基础平台。作为档案云平台用户之一的中山市档案局数字档案室,通过OA系统、业务系统与档案管理系统的集成,实现了主要档案信息资源在线采集,全程线上操作,基本实现档案增量电子化、存量数字化的目标。

2. 提升了数字档案质量。数字档案资源建设是数字档案室建设的又一重点难点。为了在增加数字档案数量的同时,优化档案资源结构,提升档案数据质量,市档案局从两个方面着力推进:一是加强地方志档案、档案馆管理档案等专业档案以及基建档案、设备档案等科技档案的采集、管理;二是通过完善中山文档平台相关功能,优化档案数字化加工流程,提高著录归档和数字化加工质量,并聘请中介公司对系统内各类档案信息的真实、完整、可用性进行质检,若发现问题则及时整改。

3.完善了档案信息安全保障机制。档案信息安全保障体系建设是数字档案室建设的另一重点难点。过去,我们主要从网络系统安全、应用系统安全方面进行安全防范,但数据备份机制不健全。为此,我们借新馆启用搬迁之机,将旧馆机房改造成同城异地备份机房,在新馆重新设置近线备份机房,同时以离线方式将系统数据备份至移动硬盘脱机保存,形成了人防、物防、技防与同城异地备份、近线备份、离线备份相结合的“三防三备”安全保障机制。

(四)学习交流,取长补短

虽然,此前数字档案室建设尚无成功先例,但“它山之石,可以攻玉”。一方面,市档案局主动走出去,组织相关业务骨干先后前往江苏、上海、浙江等地考察,还到同属全国首批数字档案室建设试点的广东省交通厅参观学习,在学习中解放思想,开阔视野,博采众长。另一方面,市档案局及时与国家档案局和省档案局沟通请示,寻求指导与支持。2016年5月31日,国家档案局档案馆室业务指导司朱煜副司长、丁德胜处长,在广东省档案局党组成员张进思、技术处处长钟伦清的陪同下,到中山市档案局开展专题调研和指导,使市档案局对数字档案室建设的重点、难点问题及其解决办法有了更加清晰的认识和把握,在数字档案室建设过程中避免或少走了弯路。

二、几点体会

(一)领导重视、部门协同是保障

局领导重视和各部门支持配合为示范数字档案室顺利建成提供了组织保障。为做好数字档案室建设的统筹规划和有序推进,局领导高度重视,成立了以陈岚局长为组长,分管副局长陈绪波为副组长的专项工作领导小组。领导小组下设办公室,由监督指导科牵头,负责制订《中山市档案局数字档案室建设试点工作方案》和《中山市档案局数字档案室建设工作任务分解表》,细化计划步骤,明确工作要求与完成时间,并注意做好证明材料的积累和编排;信息技术科主要负责应用系统相关功能的开发和完善;局办公室、地方志科、档案管理科、声像档案科等主要负责数字档案资源的采集和质量监控。局领导根据工作进展情况,适时召开专题会议,讨论研究解决存在的困难和问题。

(二)数字思维、系统操作是关键

《数字档案室建设指南》指出,数字档案室具有档案资源“数字化”、档案实体“虚拟化”、档案管理系统化、信息传递网络化、档案利用知识化的特点。与传统档案室相比较,数字档案室从管理对象、管理手段到服务方式都发生了根本变化,这就要求档案工作人员转变传统的思想观念和行为习惯:在思想观念上,要从过去的实体档案思维向数字档案思维转变;在行为习惯上,要从过去的手工操作方式向系统操作方式转变。

转变思想观念不仅仅是档案部门和档案人员的事,它要求各部门各岗位形成共识,把思想统一到“数字观念”上来,这是最根本也是最迫切需要的改变。改变行为习惯不只限于某一个工作环节,它要求从文件材料的形成、传递、归档、管理、利用等各个环节做到全方位、全流程的改变,它颠覆了过去几十年形成的收、管、用手工操作方式,要在网络条件下、以系统操作方式生产和利用“数字化”“虚拟化”的“产品”。

(三)严谨认真、潜心务实是保证

在数字档案室建设过程中,市档案局工作人员深刻体会到,严谨认真的工作态度、潜心务实的工作方法是取得成效的重要保证。我们努力做到不回避矛盾和困难,不掩盖存在的问题和缺陷,不抱侥幸过关心理,严谨细致、认真扎实做好各项工作,把数字档案室建设作为促进工作上新台阶、促进档案事业发展的动力和契机。比如,为了提高应用系统的自动化水平,市档案局不断改进和完善中山文档平台功能,提高其简便易用性,实现了归档文件从OA到档案管理系统自动流转、文件格式自动转换、元数据自动捕获、自动加盖档号章等,降低了档案工作人员的劳动强度,提高了工作效率;完善了档号编制、著录项目、著录界面、表单设计等系统控制措施和个性化需求,降低了档案人员操作差错率,提高了电子档案的完整性、真实有效性。再如,在数字档案资源建设和数据质量监控方面,我们根据市档案馆日常业务和地方志业务工作实际情况,增设了“档案馆管理档案”和“地方志档案”两类专门档案,及时修订《中山市档案局档案室管理制度》,并组织人力对系统内各类档案数据质量进行全面排查,把上传文件著录是否规范、格式转换是否保真、是否有源文件损坏等作为重点检查内容,以对历史负责的态度确保数字档案完整性和数据质量。

“雄关漫道真如铁,而今迈步从头越”。中山市档案局虽然完成了全国示范数字档案室建设评价,但这仅是中山市档案信息化建设的阶段性成果,下一步,市档案局将在开展低价值电子档案单轨管理、数字档案质量管控机制建设、档案数据安全备份机制建设、档案数据挖掘与利用服务、应用系统智能化等方面不断努力,推动全市数字档案馆室建设和档案信息化工作更全面、更深入地开展。(中山市档案局馆)