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以新馆启用为契机 推动档案工作转型升级、提质增效

发表时间:2017-08-31新闻来源:浏览:8513
2016年3月,佛山市档案馆新馆投入使用,佛山市档案局馆以此为契机,围绕“建设一流档案馆”的目标,牢固树立和强化危机意识、创新意识、担当意识,采取有效措施扎实推进档案资源建设、档案开发利用、基础业务建设、档案人才队伍建设,力促档案工作向公共服务方向转型,提升档案馆综合服务能力。

一、增量重民生,着力改善档案馆馆藏结构

佛山市档案馆新馆建筑面积相当旧馆的9倍,新馆共有7层库房,目前启用其中的1层就足以装下在旧馆时的全部档案。库房容量的大幅增加,给档案馆大规模接收档案创造了有利条件。搬入新馆后,佛山市档案局馆在推动档案馆馆藏总量大幅增长的同时,不失时机地努力改善馆藏资源结构,把建设面向民生的多元化馆藏档案资源体系作为目标,想方设法加强民生档案资源收集,使档案馆馆藏结构有一个明显改善,民生档案的比重进一步提升。一是继续做好公证、国有改制企业档案等的接收进馆。其中,完成利用率较高的6000多卷原市直国有改制企业职工档案的整理和移交进馆工作,得到市有关部门的肯定。二是接收新的民生档案门类进馆。市档案局馆领导亲自带队,组织人员深入市直属各大医院、市机动车辆管理等部门进行调研,实地了解包括病历档案、机动车登记档案、机动车驾驶员档案等在内的涉民档案的现状、保管条件以及利用情况等,在档案保管及利用机制等方面与有关主管部门深入进行探讨,并形成相当共识,初步确立近期接收佛山市妇幼保健院的病历档案,以及市工商局市场主体静态档案(主要包括注吊销企业、个体户登记档案以及年检档案)等新类别的民生档案进馆,以此带动其他数量巨大、与人民群众关系密切的专业档案进馆。三是开展涉民档案寄存服务。除正式接收档案进馆外,市档案馆还利用库容资源,大力开展涉民档案的寄存服务工作。至2016年底,市档案馆为禅城区法院排架长度达2000多米的诉讼档案提供寄存服务,近期还将有大量的涉民档案进馆寄存。四是广泛征集各类特殊载体档案资源。积极拓宽档案征集渠道,通过“主动走出去”与“热情请进来”,征集一批画作、石器、陶瓷艺术作品、实物档案、摄影作品等不同载体档案199件;与佛山摄影家协会联手开展“佛山制造”照片征集活动,累计征集照片134张。

二、存量重利用,创新涉民档案资源查询利用方式

早在2013年,佛山市档案局就研究制定了《佛山市人名索引数据库著录和查询办法》,2015年开始进行小规模的人名索引数据著录工作,至今已形成30多万个人名、40万条人名信息索引的数据规模。

所谓馆藏档案人名索引数据著录和查询,就是在数字档案馆人名数据库系统的支持下,通过人工的方式,全面或者按专题、按类别逐件查看档案原件(或者扫描图像),将其中涉及的人名信息,按照一定的格式、要求标引、著录出来,形成馆藏档案人名索引数据库,并在该索引数据库的基础上,方便快捷地向社会公众开展民生档案信息查询利用。人名数据库系统具有以下性能特点:一是揭示人名信息,从人名信息的角度对档案信息进行深度挖掘;二是方便整合档案目录资源,在馆内,可将不同类别、不同全宗档案材料中涉及的人名信息整合在一起,在馆际,可将不同档案馆、不同类别档案材料中涉及的人名信息整合在一起。经过这样的整合、梳理之后,传统的档案管理模式将发生变革,借助现代信息技术,以人的身份证号作为关联核心,可将记录公民个人从出生到死亡,凡是有档案记录的个人生产生活,以及参加社会活动的所有信息,均汇聚在一起,由此带来的个人档案信息查询利用效率将得到极大的提高。

2017年,佛山市争取到市财政专项资金支持,计划通过购买服务的方式,引入中介服务机构参与开展馆藏档案人名索引数据著录标引工作。在进一步取得工作经验后,佛山市将在“一市五区”综合档案馆铺开人名索引数据著录工作,搭建全市性的人名索引数据查询利用平台,为跨馆查询个人档案信息提供便利。

三、基础重提质,多方提高业务工作整体水平

牢固树立“功成不必在我任期内”的政绩观,切实抓好档案基础业务工作,不断提高档案事业科学发展水平。一是市本级及部分区将文件档案工作列为机关事业单位年度绩效管理考核内容,在100分的标准分中,文件档案工作占1分左右,尽管评分占比很小,但相当多单位因此增强了对档案工作的重视,部分单位主动和档案部门沟通,共同研究探讨做好文件材料归档工作的方法措施,对档案部门提出的问题积极予以整改,整改的质量与效率前所未有。二是在2016年组织市级立档单位开展新一轮文件材料归档范围及保管期限表的修订工作,由档案部门逐一审核通过后施行。这一轮修订,要求将文件材料收集范围分解到各个内设职能部门,每个内设部门均明确文件材料收集责任人,藉此建立起各单位的文件材料收集工作网络。哪个单位哪个内设机构的文件材料收集不齐全、不完整,均可对有关责任人进行问责,确保归档文件的齐全完整。三是坚持不懈组织开展“一市五区”综合档案馆年度评估现场核查。每年由市档案局领导带队,由市、区档案局馆业务骨干组成检查组,对全市各综合档案馆年度评估进行交叉检查。交叉检查的结果,既肯定了工作成绩,指出存在问题,也给各馆提供了一个互相切磋业务、互相取长补短的学习交流平台,各馆对此高度肯定并积极参与。坚持数年,有效地促进全市综合档案馆基础业务整体水平的提高,2016年全市6家国家综合档案馆年度评估实现业务工作“优秀”等级“满堂红”。

四、增效巧借力,不断提升档案工作社会影响力

佛山市档案局坚持开放、合作理念,主动拓宽“朋友圈”,抱团聚力推进重点工作。一是借力相关部门以食品安全建档工作力促食品安全示范市建设。以佛山市创建省级和国家级食品安全示范城市工作为契机,在全省率先推进食品安全档案建档工作,建立佛山市食品安全信用档案体系,从档案工作角度破解食品安全保障难题。确定“依靠食品监管部门、凝聚各方力量、共同推进建档工作”的思路,积极争取市政府和省档案局、市食安办、市食药监局、市农业局等部门和区档案部门的支持,联合印发《佛山市食品安全档案管理办法》,在39个单位开展试点工作,全程跟进试点单位食品安全建档工作,目前所有试点单位基本完成建档工作,为下一步全面推广食品安全建档奠定了扎实的基础。二是积极参与佛山文化中心场馆联盟平台建设,拓宽服务空间。新佛山市档案馆位于佛山新城,与周边的图书馆、科技馆、博物馆等形成全省乃至全国都罕见的“九馆一中心”独特格局。面对“远离行政中心,档案工作可能被边缘化风险”和“周边公共文化机构服务水平高”的挑战,市档案局馆主动化危为机,积极参加佛山文化中心场馆联盟建设,利用平台提升档案馆综合服务能力,并借用联盟丰富的文化资源和强大的合力,进一步拓展和延伸档案服务内涵,提升佛山档案影响力和知名度。三是主动购买社会服务促进档案文化建设。为深入挖掘、开发馆藏资源,佛山市档案局馆加大社会服务购买力度,在负责项目策划、资料整理、跟踪指导和审核把关的基础上,大力购买高校丰富的智力资源,先后与暨南大学、广东外语外贸大学、广州中医药大学合作,编纂出版了《佛教与佛山文化》《佛山家训》《佛山中医药文化》等书籍,其中,《佛教与佛山文化》受到社会各界广泛好评,被认为是佛山历史正名之作,《佛山家训》《佛山中医药文化》被列入《佛山历史文化丛书》系列,得到市委领导的肯定。

五、发展靠人才,努力打造高素质档案干部队伍

为确保档案新馆有序运营,佛山市档案局积极向上级争取增加人员编制26个,比原有人员编制增加了113%。与此同时,市档案局馆创新档案人才培养模式,围绕“新局馆、新作风、新形象”的要求,精选“苗子”、善搭“梯子”、巧压“担子”、敢给“位子”,努力打造一支“政治过硬、业务精通、善于组织协调和交流沟通”的复合型队伍。一是推行项目团队制攻坚破难,为干部搭建发挥能力、锻炼才干的成长平台。针对档案干部数量不足、质量参差不齐的问题,实行项目团队制,即明确一名业务骨干为项目负责人,一名科办负责人为项目顾问,从相关科办安排年轻干部协助,以团队的形式集中优势资源,完成项目攻坚任务。已成立新馆办、微信和展览讲解等三个大项目团队以及若干小项目团队,干部通过参与项目建设,组织协调、交流沟通、材料写作、专业讲解等能力得到锻炼和提升。二是开展业务技能比赛树立行业标杆,为干部搭建比学赶超、创先争优的竞技平台。举办一市五区档案系统“文件材料归档整理”技能竞赛,树立学习技能的标杆;开展“档案人风采”摄影大赛,激发档案人干事创业热情;开展“三亮三比三创三评”活动,引导党员干部优化作风、创先争优。通过搭建系列主题活动平台,引导广大干部职工树立和强化服务意识、责任意识、权威意识,继承和发扬“工匠”精神、奉献精神、创新精神。此外,组织开展“档案人员岗位培训班”“协作组档案员短训班”等专业培训10期,培训人数达2000余人次。三是建立健全档案干部流动制度,为干部搭建激发活力、开拓进取的交流平台。积极“引进来”,面向全社会招录、选调优秀人才充实档案队伍。2016年,在省内选调公务员1名,接收军转干部1名,招聘事业编3名,为档案事业注入了新鲜“血液”。支持“走出去”,鼓励干部结合实际参加各类考试。2016年,1名公务员通过选调考试进入珠海市食药监局工作,1名事业编干部通过公务员考试考入佛山市检察院,打破了档案局以往“只进不出”“进得来出不去”的僵局,干部队伍呈现优进优出、有序流动的“活水”态势,全局上下主动学习、不断进取的氛围日益浓厚。(佛山市档案局馆)