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规范监管 创新管理——全国《建设项目档案监督指导工作指南》培训班经验交流材料

发表时间:2017-08-31新闻来源:浏览:6955
一、广东社会经济和重大建设项目档案工作的基本情况

广东省地处中国大陆最南部。东邻福建,北接江西、湖南,西连广西,南临南海,珠江口东西两侧分别与香港、澳门特别行政区接壤,西南部雷州半岛隔琼州海峡与海南省相望。全省陆地面积17.98万平方公里,海域总面积41.9万平方公里,大陆岸线长3368.1公里。截至2015年12月1日,全省共有2个副省级市、19个地级市、20个县级市、36个县、3个自治县、60个市辖区,常住人口10849万人,2015年全省生产总值7.28万亿元,同比增长8.0%。

“十二五”期间,广东省重点项目建设累计完成投资2.48万亿元,带动固定资产投资年均增长16.6%,有力促进了全省稳增长、调结构、惠民生等各项工作,为“十二五”规划圆满收官提供了关键性支撑。“十三五”工作规划中重点建设项目将继续贯彻省委、省政府作出的实施创新驱动发展战略、推动粤东西北振兴发展、建设珠江西岸先进装备制造产业带等重大决策部署提供有力支撑,促进广东经济保持中高速增长、迈向中高端水平。2016年,全省安排重点项目291项,总投资45797亿元,年度计划投资5000亿元。

面对越来越多的重大建设项目,广东省各级档案行政管理部门和各有关主管部门牢固树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念,以服务经济建设为宗旨,加强对重大建设项目档案工作的监督指导,逐步由过去来请才去的“被动式应付”,转变为及时介入,有计划地开展检查指导在建项目的“主动式服务”。在档案部门的主动介入和建设项目档案人员的积极参与下,全省重大建设项目档案工作得到了在建项目领导的重视和支持,各行业对重大建设项目档案的认识也有很大的提高,有力地推动了全省重大建设项目档案工作的发展。

二、近年来广东省重大建设项目档案工作的主要做法

回顾近年来广东省在重大建设项目档案工作方面的做法和体会,归纳起来主要有以下几个方面:

(一)加强宣传,提高认识。近几年来,广东省各级档案行政管理部门和有关主管部门通过各种方式加大了对重大建设项目档案工作的宣传力度。一是以教育方式进行宣传。据不完全统计,2001年以来,全省各级档案行政管理部门及有关主管部门共举办建设项目档案宣贯班、专题班50多期,参加培训人员达1万多人次。由于这些培训班覆盖面广,参加人员多,有效提高了项目档案工作人员的业务能力和素质,提高了有关人员对项目档案工作的认识,也扩大了项目档案工作的影响。二是以行政方式进行宣传。一方面,省档案局在每年年度工作计划中,都对重大项目档案工作进行谋划部署;另一方面,省档案局通过各种渠道对重大建设项目档案工作提出要求。除了在每年召开的全省档案工作会议上对重大建设项目档案工作提出要求外,每年全省各级档案行政管理部门还召开了有关项目档案工作的专题会议、经验交流会、座谈会,这对于宣传和推动全省项目档案工作发挥了重要作用。三是以法制方式进行宣传。近年来,一些地方的档案部门既通过档案法制宣传,加强对重大建设项目档案工作的宣传,又通过档案执法检查,提高大家对重大建设项目档案工作的认识。特别是这几年,省档案局效仿国家档案局的建设项目档案工作巡查机制在省内开展重大建设项目档案工作巡查,并将巡查情况及今后的工作思路报送省政府,得到了分管省领导的支持和肯定,较好地推动了全省的建设项目档案工作。

(二)树立样板,打造品牌。2006年省档案局在与省发展改革委转发国家档案局、国家发展改革委印发《重大建设项目档案验收办法》文件中设立金册奖,目的是以树典型、立标杆的指导思路引领全省重大建设项目的档案工作整体上台阶。实践证明,以抓归档文件质量为核心的评价体系普遍得到各行业、各项目单位的认可,也促使金册奖的含金量与日俱增。多年来,省档案局坚持高标准、严要求的金册奖申报条件,坚持宁缺毋滥的指导思想,严谨地评审出一批项目档案工作中具有示范带动作用的优秀项目。通过刊登公告、现场交流、经验介绍等方式成功打造金册奖品牌。自创奖十年来全省共45个项目获得金册奖。获奖项目均来自各行业里档案工作水平领先的单位,这些单位在全省各行业中起到了很好的示范引领作用。全省各重大建设项目单位的档案工作多数以争创金册奖为目标形成“你追我赶”的良好工作氛围,促使全省项目档案工作水平不断提高。

(三)依法管理,强化监督。广东省在强化对重大建设项目档案工作的监督方面,一直坚持“内部为主,外部为辅,内外结合”的原则。一方面,充分发挥项目建设单位和监理单位的主观能动作用,加强项目档案工作的内部监督;另一方面,充分发挥各有关职能部门的作用,加强项目档案工作的外部监督。2015年,省档案局与省重点项目工作领导小组办公室联合印发《关于加强广东省重大建设项目档案工作监管的通知》,文件中将此管理机制进一步制度化。第一,各建设项目单位通过成立项目档案管理工作小组,形成项目档案管理网络,编写可操作性强的竣工文件编制办法,统一标准,规范做法,落实项目档案工作“三纳入”“四同步”制度等措施,对项目档案管理起主导作用;第二,监理单位根据建设监理的职责,重点把好项目文件材料的形成质量关。在项目档案检查中,监理人员与档案人员一道检查项目文件的形成、积累、整理工作,若发现问题则监理单位负责监督整改。项目完工后,监理单位对项目档案工作提出完整、准确、系统性的评价;第三,各级档案行政管理部门依法对重大建设项目档案工作进行监督指导和检查。通过多年的努力,广东省建设项目档案工作已逐步延伸到市、县各级档案行政管理部门,初步形成全省统一、分级负责的重大建设项目档案工作监督体系;第四,各专业主管部门也加大对本系统重大建设项目档案工作的监督力度,使项目档案工作在纵、横两个方面都得到有效的监督,有力地保证了项目档案工作的顺利开展。

(四)及时介入,全程跟踪。广东省在重大建设项目档案管理工作中,突出强调了前期介入,全程管理模式。在项目筹建阶段,筹建部门即指定人员负责归档文件的收集和管理。项目开工之初,要求建设单位编制《重大建设项目档案工作规划》,并组织各参建单位进行档案工作交底。项目建设单位按照要求向档案行政管理部门报送《国家重点建设项目档案管理登记表》《重大建设项目档案工作规划》登记备案后,档案行政管理部门和有关主管部门一起对项目档案工作进行检查指导。对于有些建设工期较长的项目,有关主管部门或档案行政管理部门还会不定期地进行跟踪管理,及时为项目建设单位提供技术指导和服务,直到该项目按规定组织并通过档案专项验收。

(五)协调配合,齐抓共管。一直以来,省档案局十分重视与有关主管部门的联系与配合,积极争取各部门对重大建设项目档案工作的重视和支持,同时也要求各级档案行政管理部门加大管理力度,打造一个由行业主管部门与档案行政管理部门条块结合、分工协作的建设项目档案管理网络。在项目启动之初,省档案局联合项目主管部门提前介入帮助项目参建各单位提高对项目档案工作的认识,指导建设单位建立健全项目档案工作制度,完善档案管理体制,设立档案机构和配备人员,形成项目档案工作管理网络。在项目建设过程中,充分发挥行业主管部门的专业作用和利用项目所在地的档案行政管理部门开展工作的便利条件,对在建项目档案工作进行跟踪指导,使不规范的档案管理行为得到及时整改。在项目竣工验收阶段,由省档案局与有关主管部门和项目所在地档案行政主管部门共同组织项目档案验收。通过分工协作,省档案局把更多的精力放到一些重大项目以及档案意识还比较薄弱的行业上去,实现广东省重大建设项目档案工作“全覆盖”的目标。

(六)加强培训,做好指导。一是举办各种类型的培训班。包括普及性的综合培训、行业的专题培训、具体项目档案人员培训以及项目档案验收员培训。二是做好现场指导。近年来,广东省通过年度巡查、重点指导、集中指导、分类指导和分片指导等形式,对一大批重大建设项目档案工作进行指导,取得了良好的效果。

(七)规范程序,抓好验收。自《重大建设项目档案验收办法》发布以来,省档案局坚持按照“未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收”的规定,把组织重大建设项目档案验收作为履行政府监管职责的重要内容来认真组织实施。同时,作为项目投入试运行后的后续服务,档案部门积极争取参与项目的竣工验收,对档案专项验收中提出的整改内容进行检查落实,并在竣工验收意见中提出档案验收的评价意见。对于不组织竣工验收的项目,也通过其他方式对项目档案专项验收中提出的整改内容进行跟踪落实。

(八)积极探索、创新管理。近几年,为了进一步规范管理全省重大建设项目档案工作,省档案局着力重大建设项目档案工作规范化管理的制度建设和课题研究。如省档案局和省重点项目工作领导小组办公室联合印发《关于加强广东省重大建设项目档案工作监管的通知》,制定发布了《广东省重大建设项目档案工作监管流程》,明确项目档案工作从前期规划到档案专项验收全过程各个环节的规范做法。省档案局与广州地铁联合承担《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规则》课题研究,研究成果成功申报广东省地方标准,并积极申报国家档案行业标准,目前已通过档案行业标准专家评审。该标准的出台填补了国内轨道交通工程档案分类规则的空白,对规范轨道交通档案工作,提升省内外的轨道交通工程的文件归档与档案管理水平具有积极意义。省档案局与省交通运输厅、省交通运输工程质量监督站联合承担《交通工程项目电子档案标准及系统研究》课题研究,经过近两年的努力,在国家档案局和交通运输部的大力支持下,课题顺利通过了评审和验收,研究成果为广东交通行业建设项目电子档案的应用提供了理论依据并积累了丰富的管理经验。

三、存在问题与今后打算

当然,我们也清醒地认识到,目前广东省重大建设项目档案工作离国家档案局的要求还有不小的差距,仍需继续加强并向各兄弟省市学习好的做法。

一些存在多年的老问题依然没有得到根本解决。比如部分项目建设单位对档案工作认识不足,对项目档案工作仍不够重视;项目档案工作在不同行业和不同地区发展不平衡的格局依然没有得到根本改变;对于有些不按规定进行项目档案验收的重大建设项目,档案行政管理部门还缺少强有力的监管手段等等。针对这些存在的问题,省档案局将继续推动重大建设项目档案制度化建设和规范化管理,结合档案事业发展“十三五”规划要求,紧紧围绕省政府作出的实施创新驱动发展战略、推动粤东西北振兴发展、建设珠江西岸先进装备制造产业带等重大决策部署,通过以下措施,进一步做好全省重大建设项目档案工作。

(一)进一步加大宣传力度,强化监督检查,不断提高社会对项目档案工作的认识。继续广泛深入宣传《档案法》《广东省档案条例》《重大建设项目档案验收办法》《广东省重大建设项目档案工作监管流程》等法规制度,增强建设项目各单位的档案意识,提高有关人员对项目档案工作的认识,扩大项目档案工作的影响。同时加强市县档案行政管理部门对建设项目档案工作的责任意识,加强监督检查,为建设项目档案工作营造良好的工作环境。

(二)进一步加强与项目计划部门、各主管部门的沟通配合,推进全省重大建设项目档案工作全面协调发展。以广东省现已开展重大建设项目档案工作并日趋成熟的行业为基础,重点扶持新兴行业和社会资本投资的重大建设项目档案工作,在全省重大建设项目档案工作实现“全覆盖”的基础上提高监管率。

(三)进一步加大对重大建设项目档案工作的执法检查力度,促进广东省重大建设项目档案工作健康发展。继续完善广东省重大建设项目档案工作的规章制度,联合有关部门加大对重大建设项目档案工作的执法检查力度,建立行之有效的监管体制,努力使全省重大建设项目档案工作在依法管理的道路上健康发展。

(四)进一步加强重大建设项目档案工作的队伍建设,保障广东省重大建设项目档案工作持续发展。继续坚持专业指导加科学管理的管理模式,加强全省建设项目档案工作业务指导人才队伍的建设,提升重大建设项目档案工作的专业指导水平和管理水平,努力提高项目档案工作在项目管理中的认可度。(黄菊艳)